Transformasi Digital Buku Tamu di Yayasan Al Kamilah

Oleh: Aditya Prasetyo, Eka Sasmayanti, dan Yulia Utari Rinjani

Mahasiswa Teknik Informatika Universitas Pamulang

Yayasan Al Kamilah melakukan transformasi digital dengan mengganti sistem buku tamu fisik menjadi aplikasi kunjungan tamu terjadwal berbasis website.

Yayasan Al Kamilah, sebuah lembaga sosial yang aktif di bidang pendidikan dan keagamaan, menerima kunjungan rutin dari wali santri, donatur, hingga perwakilan instansi. Namun, proses pencatatan kunjungan masih menggunakan buku tamu fisik yang rentan akan masalah: lambat, sulit dibaca, dan menyulitkan dalam pembuatan laporan.

Tiga mahasiswa Teknik Informatika Universitas Pamulang—Aditya Prasetyo, Eka Sasmayanti, dan Yulia Utari Rinjani—berperan aktif dalam merancang dan mengimplementasikan aplikasi tersebut melalui program kerja praktik di yayasan.

Kegiatan ini berlangsung selama dua bulan sejak  tanggal 20 mei sampai 20 juli 2025 dengan puncak kegiatan berupa presentasi sistem.

Sebelumnya, Yayasan Al Kamilah masih menggunakan buku tamu manual yang menimbulkan berbagai kendala: proses lambat, tulisan sulit dibaca, dan kesulitan dalam pembuatan laporan. Digitalisasi menjadi solusi untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, dan pelayanan tamu.

Seluruh kegiatan dilakukan di lingkungan Yayasan Al Kamilah, sebuah lembaga sosial yang bergerak di bidang pendidikan dan keagamaan yang berlokasi di Jl. Serua Raya No. 3, Serua, Bojongsari, Depok 16517.

Melalui serangkaian observasi dan analisis kebutuhan sistem, tim mahasiswa merancang dan mempresentasikan aplikasi berbasis web yang memungkinkan tamu mendaftar secara digital. Data kunjungan otomatis tersimpan di database dan dapat diakses kembali secara cepat dan terstruktur oleh petugas yayasan.

Melalui kegiatan kerja praktik, kami bertiga dari Universitas Pamulang mencoba menghadirkan solusi dengan merancang aplikasi kunjungan tamu terjadwal berbasis website. Aplikasi ini bertujuan mendigitalisasi proses pencatatan tamu agar lebih cepat, efisien, dan rapi.

Dengan sistem ini, tamu dapat melakukan pendaftaran digital. Data mereka langsung tersimpan di dalam database, dan petugas yayasan tidak perlu lagi menyisir halaman demi halaman ketika membuat laporan kunjungan. Semua informasi bisa diakses dalam hitungan detik.

Kami percaya bahwa teknologi bukan melulu soal hal rumit. Bahkan dari digitalisasi buku tamu pun, lembaga sosial seperti yayasan bisa merasakan manfaat besar: efisiensi waktu, keakuratan data, dan pelayanan yang lebih baik. Transformasi bisa dimulai dari hal sederhana.