By Mediasembilan.com 
Tangerang — Mahasiswa Universitas Pamulang dari Program Studi Teknik Informatika Fakultas Ilmu Komputer melaksanakan kegiatan Kerja Praktek dengan merancang Sistem Informasi Absensi Karyawan Berbasis Web pada CAFE HAGI X BATMAN POOLS. Kegiatan ini menjadi bentuk penerapan ilmu teknologi informasi untuk membantu kebutuhan operasional usaha, khususnya dalam proses pencatatan dan pengelolaan kehadiran karyawan.
Gambar 1. Suasana area depan CAFE HAGI X BATMAN POOLS sebagai salah satu bagian dari lokasi kegiatan Kerja Praktek.
CAFE HAGI X BATMAN POOLS merupakan usaha yang bergerak di bidang kuliner dan hiburan billiard. Dalam kegiatan operasionalnya, pengelolaan absensi karyawan menjadi salah satu bagian penting karena berkaitan dengan kedisiplinan kerja, rekap kehadiran, dan laporan administrasi.
Kegiatan Kerja Praktek ini dilakukan oleh kelompok mahasiswa Universitas Pamulang yang terdiri dari Ahmad Syihan Hasabi, Gandhi Fairuz Sidqi, dan Much Rizki Bintang Aji Pusaka. Tim melakukan observasi langsung untuk melihat proses absensi yang sedang berjalan, mencatat kendala yang muncul, lalu merancang sistem yang lebih sesuai dengan kebutuhan mitra.
Menjawab Kendala Absensi yang Belum Terintegrasi
Sebelumnya, proses absensi karyawan di CAFE HAGI X BATMAN POOLS masih menggunakan Google Form. Cara tersebut memang cukup membantu dalam mengumpulkan data kehadiran, tetapi data yang masuk masih berupa data mentah dan perlu diolah kembali secara manual.
Kondisi ini membuat proses rekapitulasi absensi membutuhkan waktu lebih lama. Selain itu, data yang belum terstruktur juga berpotensi menimbulkan kesalahan dalam pencatatan maupun penyusunan laporan. Permasalahan lain yang ditemukan adalah belum adanya validasi lokasi, sehingga sistem belum dapat memastikan apakah karyawan benar-benar melakukan absensi dari area kerja yang telah ditentukan.
Gambar 2. Tim mahasiswa Universitas Pamulang melakukan observasi dan diskusi bersama pihak CAFE HAGI X BATMAN POOLS.
Melihat permasalahan tersebut, tim mahasiswa merancang sistem absensi berbasis web yang lebih rapi, mudah digunakan, dan dapat membantu proses pengelolaan data kehadiran secara lebih efisien. Sistem ini dibuat agar data absensi tidak lagi tersebar dalam bentuk spreadsheet mentah, tetapi tersimpan secara terpusat dan mudah dicari kembali saat dibutuhkan.
Sistem Absensi Berbasis Web dengan Validasi GPS
Sistem informasi yang dirancang memiliki beberapa fitur utama, seperti login pengguna, pengelolaan data karyawan, pengaturan lokasi kantor, pencatatan absensi, riwayat kehadiran, serta laporan absensi. Sistem ini juga dilengkapi dengan pembagian hak akses antara owner/admin dan karyawan.
Melalui sistem ini, owner atau admin dapat mengelola data karyawan, melihat laporan absensi, mengatur lokasi kantor, serta memantau data kehadiran secara lebih mudah. Sementara itu, karyawan dapat melakukan absensi masuk dan pulang melalui sistem, melihat riwayat absensi, serta mengakses dashboard sesuai kebutuhan.
Salah satu fitur penting dalam sistem ini adalah validasi lokasi menggunakan GPS. Fitur tersebut digunakan untuk memastikan bahwa proses absensi hanya dapat dilakukan ketika karyawan berada dalam radius lokasi kerja yang telah ditentukan. Dengan adanya fitur ini, data kehadiran menjadi lebih akurat dan potensi kecurangan absensi dapat dikurangi.
Gambar 3. Area cafe CAFE HAGI X BATMAN POOLS yang menjadi lokasi penerapan kebutuhan sistem absensi karyawan.
Mendorong Digitalisasi Operasional Usaha
Perancangan sistem ini menjadi salah satu langkah digitalisasi yang dapat membantu CAFE HAGI X BATMAN POOLS dalam meningkatkan efektivitas kerja. Sistem berbasis web dipilih karena dapat diakses dengan mudah melalui perangkat yang terhubung internet, sehingga proses pencatatan dan pemantauan absensi menjadi lebih praktis.
Selain itu, penyimpanan data menggunakan database membuat informasi kehadiran karyawan tersusun lebih rapi dan mudah dikelola. Laporan absensi juga dapat ditampilkan secara lebih cepat tanpa harus melakukan rekap manual dari data spreadsheet. Dengan begitu, owner dapat memantau kehadiran karyawan dengan lebih efisien dan memiliki data yang lebih siap digunakan untuk evaluasi.
Dalam pengembangannya, sistem ini dirancang menggunakan pendekatan Rapid Application Development atau RAD. Metode ini memungkinkan proses perancangan dilakukan secara bertahap, mulai dari analisis kebutuhan, perancangan sistem, implementasi, hingga pengujian fitur. Setiap bagian sistem diuji agar fungsi yang dibuat dapat berjalan sesuai kebutuhan pengguna.
Gambar 4. Area nongkrong di CAFÉ HAGI X BATMAN POOLS.
Harapan Pengembangan Sistem
Dengan adanya sistem informasi absensi karyawan berbasis web ini, CAFE HAGI X BATMAN POOLS diharapkan dapat mengelola data kehadiran karyawan secara lebih efektif, terstruktur, dan aman. Sistem ini juga dapat membantu owner dalam memantau kedisiplinan karyawan serta menyusun laporan kehadiran dengan lebih cepat.
Ke depan, sistem ini masih dapat dikembangkan dengan penambahan fitur lain, seperti notifikasi keterlambatan, integrasi dengan sistem penggajian, keamanan login yang lebih kuat, serta pengembangan aplikasi berbasis mobile agar lebih mudah digunakan oleh karyawan.
Kegiatan Kerja Praktek ini menunjukkan bahwa mahasiswa Universitas Pamulang tidak hanya mempelajari teori di perkuliahan, tetapi juga mampu menerapkan ilmu yang dimiliki untuk membantu kebutuhan nyata di lingkungan usaha. Melalui pemanfaatan teknologi informasi, proses operasional yang sebelumnya masih manual dapat dibuat menjadi lebih modern, efisien, dan sesuai dengan kebutuhan zaman.
Keterangan: Artikel disusun berdasarkan laporan Kerja Praktek “Perancangan Sistem Informasi Absensi Karyawan Berbasis Web pada CAFE HAGI X BATMAN POOLS” dan dokumentasi kegiatan di lokasi.