Oleh: Aidil Amal, Muhamad Fatir Fahreji, dan Rendy Ferdiansyah 

Tangerang Selatan – Mahasiswa Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang melakukan kerja praktek di CAFE HAGI X BATMAN POOLS dengan merancang sistem inventory berbasis web. Sistem ini dibuat untuk membantu pengelola kafe mencatat stok bahan baku, memantau barang masuk dan keluar, serta menyusun laporan dengan cara yang lebih rapi dan mudah dicek. 

Kegiatan ini dilakukan oleh Aidil Amal, Muhamad Fatir Fahreji, dan Rendy Ferdiansyah. Dari hasil pengamatan di lapangan, kebutuhan utama yang muncul adalah bagaimana stok bahan baku dapat tercatat dengan jelas, tidak tercecer, dan bisa dipantau oleh pihak yang bertanggung jawab tanpa harus menunggu rekap manual. 

CAFE HAGI X BATMAN POOLS sendiri merupakan tempat usaha yang menggabungkan layanan kafe dengan fasilitas biliar. Karena aktivitasnya mencakup penjualan makanan dan minuman sekaligus layanan hiburan, pengelolaan stok menjadi bagian penting agar operasional harian tetap berjalan lancar. 

Gambar 2. Area meja biliar yang menjadi salah satu daya tarik utama CAFE HAGI X BATMAN POOLS. 

Berangkat dari Masalah Stok yang Masih Manual 

Dalam kegiatan operasional, pencatatan stok yang dilakukan secara manual sering membuat data sulit dipantau secara cepat. Jika ada barang masuk, barang keluar, atau bahan yang digunakan untuk membuat menu, admin harus memastikan semuanya tercatat dengan benar. Jika tidak, stok fisik dan catatan bisa berbeda. 

Masalah lain yang cukup terasa adalah pemakaian bahan baku berdasarkan menu. Setiap menu tentu membutuhkan komposisi bahan tertentu. Jika perhitungan masih dilakukan manual, risiko salah hitung menjadi lebih besar, terutama saat jumlah pesanan atau pemakaian bahan cukup banyak. 

Dari kondisi tersebut, tim mahasiswa melihat bahwa sistem inventory berbasis web dapat menjadi solusi yang lebih praktis. Sistem ini tidak hanya mencatat data barang, tetapi juga membantu pengelola melihat riwayat stok dan kebutuhan restock dengan lebih jelas. 

Sistem Dibuat untuk Admin dan Owner 

Sistem yang dirancang berfokus pada kebutuhan internal atau back-office. Pengguna utamanya adalah admin dan owner. Admin bertugas mengelola data operasional, sedangkan owner dapat memantau laporan dan kondisi stok untuk mendukung pengambilan keputusan. 

Pada sisi admin, sistem menyediakan pengelolaan kategori barang, data barang, supplier, transaksi barang masuk, transaksi barang keluar, penyesuaian stok, riwayat stok, data menu, resep, pemakaian bahan berdasarkan resep, dan laporan. Sementara itu, owner dapat melihat dashboard, data barang, riwayat stok, menu, dan laporan tanpa harus mengubah data operasional. 

Pembagian akses seperti ini dibuat agar penggunaan sistem lebih tertib. Admin dapat fokus pada pencatatan dan pengelolaan data, sedangkan owner tetap bisa memantau perkembangan stok dan laporan kapan pun dibutuhkan.

Gambar 3. Area bar dan penyimpanan bahan minuman yang berkaitan langsung dengan pengelolaan stok kafe. 

Fitur yang Disesuaikan dengan Kebutuhan Kafe 

Fitur dalam sistem disusun mengikuti kebutuhan operasional CAFE HAGI X BATMAN POOLS. Beberapa fitur utama yang disiapkan antara lain: 

• pengelolaan kategori barang dan data barang; 
• pengelolaan data supplier; 
• pencatatan barang masuk dan barang keluar; 
• penyesuaian stok jika ada perbedaan antara catatan dan stok fisik; 
• riwayat stok untuk melihat perubahan data barang; 
• pengelolaan menu dan resep bahan baku; 
• pemakaian bahan otomatis berdasarkan resep; 
• dashboard dan laporan untuk admin serta owner. 

Salah satu fitur yang cukup penting adalah pemakaian bahan berdasarkan resep. Dengan fitur ini, admin cukup memilih menu dan memasukkan jumlah porsi. Setelah itu, sistem akan membaca resep, mengecek stok bahan, lalu mengurangi stok secara otomatis jika bahan masih cukup. 

Fitur tersebut dibuat agar pencatatan pemakaian bahan tidak lagi dihitung satu per satu secara manual. Dengan begitu, peluang salah catat bisa dikurangi dan data stok menjadi lebih mudah dipercaya. 

Membantu Monitoring dan Keputusan Restock 

Dengan adanya sistem inventory ini, admin dapat mencatat transaksi stok harian dengan lebih cepat. Data yang sebelumnya tersebar dalam catatan manual dapat dikumpulkan dalam satu sistem, sehingga lebih mudah dicari dan diperiksa kembali. 

Bagi owner, sistem ini membantu proses monitoring. Owner dapat melihat kondisi stok, riwayat pergerakan barang, dan laporan inventory sebagai bahan pertimbangan sebelum melakukan restock. Keputusan pembelian bahan baku pun dapat dibuat berdasarkan data, bukan hanya perkiraan. 

Selain itu, laporan yang dihasilkan sistem juga dapat digunakan untuk evaluasi operasional. Pengelola dapat mengetahui bahan apa saja yang sering digunakan, stok mana yang mulai menipis, serta bagaimana pergerakan barang pada periode tertentu.

Gambar 4. Area pengunjung CAFE HAGI X BATMAN POOLS yang mendukung aktivitas kafe dan pelayanan harian. 

Dikembangkan Menggunakan PHP dan MySQL 

Dalam pengembangannya, sistem dibuat menggunakan PHP dan MySQL. PHP digunakan untuk membangun proses aplikasi, mulai dari login, pengelolaan data, transaksi stok, menu, resep, sampai laporan. MySQL digunakan sebagai tempat penyimpanan data agar informasi barang, supplier, transaksi, menu, resep, dan aktivitas sistem tersusun dengan baik. 

Sistem juga dirancang agar tampilannya responsif. Artinya, pengguna dapat mengakses sistem melalui komputer maupun perangkat lain sesuai kebutuhan. Hal ini penting karena monitoring stok tidak selalu dilakukan dari satu tempat atau satu perangkat saja. 

Kontribusi Mahasiswa untuk Digitalisasi Usaha 

Melalui kerja praktek ini, mahasiswa Universitas Pamulang tidak hanya menyelesaikan kewajiban akademik, tetapi juga ikut memberikan solusi nyata bagi pelaku usaha. Permasalahan yang ditemukan di lapangan diolah menjadi rancangan sistem yang dapat membantu pekerjaan admin dan owner. 

Bagi CAFE HAGI X BATMAN POOLS, sistem ini diharapkan dapat menjadi langkah awal untuk membuat pengelolaan inventory lebih tertib. Data stok lebih mudah ditelusuri, pemakaian bahan lebih terkontrol, dan laporan operasional dapat disusun dengan lebih cepat. 

Harapan Pengembangan ke Depan 

Ke depan, sistem ini masih bisa dikembangkan lebih lanjut. Beberapa fitur yang dapat ditambahkan antara lain notifikasi stok minimum, integrasi dengan sistem penjualan, dan laporan yang lebih detail. Pengembangan tersebut dapat membuat sistem semakin lengkap dan lebih dekat dengan kebutuhan operasional sehari-hari. 

Perancangan sistem inventory berbasis web ini menunjukkan bahwa teknologi sederhana, jika diterapkan sesuai kebutuhan, dapat membantu usaha menjadi lebih tertata. Dengan sistem yang lebih rapi, CAFE HAGI X BATMAN POOLS diharapkan dapat mengelola stok bahan baku dengan lebih efektif dan mendukung pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan. 

Sumber foto: Dokumentasi kegiatan kerja praktek, 8 April 2026.