By Mediasembilan.com 
PAMULANG, TANGERANG SELATAN – Lembaga Sertifikasi Profesi Universitas Pamulang (LSP UNPAM) secara resmi memperkenalkan Sistem Elektronik Nomor dan Arsip Surat (SENARA), sebuah inovasi berbasis web yang dirancang untuk memodernisasi tata kelola administrasi surat di lingkungan lembaga. Langkah ini diambil sebagai bagian dari upaya transformasi digital untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi pengarsipan dokumen resmi.
Sebagai lembaga sertifikasi berstatus Pihak Pertama (LSP-P1) yang mengelola lebih dari 30.000 asesi, LSP UNPAM menghasilkan volume dokumen administratif yang sangat tinggi setiap harinya. Sebelumnya, pengelolaan surat masih mengandalkan pencatatan manual menggunakan Microsoft Excel, yang sering kali menimbulkan kendala seperti duplikasi nomor surat, kesulitan dalam menangani surat bertanggal lampau (backdated), serta risiko kehilangan data karena penyimpanan yang tidak terpusat.
Fitur Unggulan Sistem SENARA:
- Otomasi Penomoran Surat: Menghasilkan nomor surat secara otomatis sesuai format resmi lembaga tanpa risiko duplikasi.
- Manajemen Backdated Tanpa Suffix: Memungkinkan penyisipan nomor surat lampau secara sistematis tanpa perlu menambahkan kode alfabet manual (seperti “007a”).
- Alur Persetujuan Berjenjang: Mengimplementasikan sistem persetujuan digital di mana surat yang dibuat oleh staf memerlukan konfirmasi pengurus sebelum nomor resmi diterbitkan.
- Arsip Digital Terpusat: Dokumen disimpan dalam basis data terintegrasi, memudahkan pencarian data secara cepat dibandingkan penelusuran manual.
- Keamanan Berbasis Peran (Role-Based Access Control): Pembatasan hak akses yang jelas antara Admin, Pengurus, dan Staf untuk menjaga integritas data.
“Implementasi SENARA bukan sekadar mengganti kertas dengan aplikasi, melainkan membangun fondasi tata kelola informasi yang akuntabel dan berkelanjutan,” ujar pengembang sistem dalam laporan kerja praktek tersebut. Dengan sistem ini, ketergantungan pada individu tertentu untuk proses penomoran dapat dihilangkan, sehingga layanan administrasi tetap berjalan lancar tanpa hambatan operasional.
Pengembangan sistem ini mencakup proses analisis kebutuhan yang mendalam, perancangan arsitektur web yang stabil, hingga pengujian menggunakan metode black-box testing untuk memastikan seluruh fitur berfungsi sesuai kebutuhan operasional LSP UNPAM.