By Mediasembilan.com 
Jakarta Selatan, Juni 2025 – Digitalisasi proses pengawasan di instansi pemerintah kembali mendapatkan terobosan baru berkat kontribusi mahasiswa. Melalui kegiatan kerja praktik, tiga mahasiswa dari Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang berhasil mengembangkan sebuah sistem aplikasi berbasis web yang diperuntukkan bagi Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Ditjen Dukcapil) Kementerian Dalam Negeri RI.
Aplikasi ini dirancang sebagai alat bantu untuk mengoptimalkan proses pengawasan kegiatan operasional secara real-time, sistematis, dan terstruktur. Selama tiga bulan pelaksanaan proyek, tim mahasiswa menjalankan serangkaian kegiatan mulai dari analisis kebutuhan sistem hingga pengujian dan implementasi aplikasi.
Dalam proyek ini, mahasiswa merancang dan mengembangkan aplikasi pengawasan kegiatan operasional yang bertujuan menggantikan sistem manual yang selama ini digunakan di Ditjen Dukcapil. Fitur-fitur utama dari aplikasi meliputi: – Login user berdasarkan hak akses – Input laporan kegiatan harian – Notifikasi otomatis kepada pimpinan – Sistem dashboard untuk memantau dan mengevaluasi data kegiatan
Penggunaan sistem ini diharapkan mampu memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap progres operasional, serta mendukung pengambilan keputusan berbasis data yang akurat dan terkini.
Proyek ini dilaksanakan oleh tiga mahasiswa dari Universitas Pamulang, yaitu: – Gilang Dwi Nugraha (Ketua Pelaksana) – Muhammad Rizan Fahrizi (Anggota Tim) – Fawwaz Sakhi Faturrahman (Anggota Tim)
Mereka dibimbing oleh Bapak Saprudin, S.Kom., M.Kom., dosen pembimbing dari Universitas Pamulang, dan mendapatkan dukungan penuh dari pihak Ditjen Dukcapil, termasuk dalam penyediaan data serta feedback selama pengujian sistem.
Kegiatan kerja praktik berlangsung selama tiga bulan dan resmi dinyatakan selesai pada tanggal 24 Mei 2025. Kegiatan pengembangan aplikasi dilakukan secara langsung di lingkungan kerja Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil, yang berlokasi di Jl. Raya Pasar Minggu Km. 19, Jakarta Selatan 12510.
Beberapa tahapan seperti perancangan antarmuka dan coding juga dilakukan secara kolaboratif di luar instansi, dengan mengedepankan kerja tim dan komunikasi aktif antara mahasiswa dan stakeholder.
Sebelum pengembangan sistem, proses pengawasan kegiatan operasional di Ditjen Dukcapil masih dilakukan secara manual dengan dokumentasi yang tersebar di berbagai format. Hal ini menyebabkan kesulitan dalam: – Monitoring kegiatan harian – Pelacakan progres kerja antar unit – Dokumentasi yang tidak terpusat – Keterlambatan dalam pengambilan keputusan
Aplikasi yang dikembangkan oleh mahasiswa Universitas Pamulang ini menjawab kebutuhan tersebut dengan menawarkan sistem terpusat yang terintegrasi. Kini, pimpinan Ditjen Dukcapil dapat memantau laporan kegiatan dari setiap bagian secara langsung melalui dashboard yang user-friendly.
Pengembangan aplikasi dilakukan menggunakan metode Waterfall, dimulai dari tahap observasi, wawancara, dan pengumpulan kebutuhan sistem. Setelah itu, dilakukan analisis dan desain sistem menggunakan alat bantu Unified Modeling Language (UML), yang mencakup: – Use Case Diagram – Activity Diagram – Sequence Diagram – Entity Relationship Diagram (ERD)
Implementasi sistem dilakukan menggunakan framework Odoo dan basis data PostgreSQL, dua teknologi yang mendukung integrasi data secara efisien dan stabil. Selanjutnya, sistem diuji menggunakan metode Black Box Testing, untuk memastikan bahwa setiap fitur berjalan sesuai dengan skenario penggunaan yang ditentukan.
Hasil pengujian menunjukkan bahwa sistem dapat mencatat laporan harian, menampilkan notifikasi otomatis kepada pimpinan, dan menyusun rekap data secara otomatis.
Penerapan aplikasi ini telah memberikan sejumlah dampak positif bagi Direktorat Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil, antara lain: – Meningkatkan akurasi dan kecepatan pencatatan kegiatan – Memberikan kemudahan dalam pemantauan progres operasional – Meminimalisasi kesalahan pelaporan – Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas – Mendukung evaluasi kinerja secara berkala dan terpusat
Dampak ini tidak hanya dirasakan oleh pimpinan, tetapi juga oleh seluruh pegawai yang kini dapat melaporkan kegiatan harian mereka secara lebih sederhana, konsisten, dan terdokumentasi.
Pihak Ditjen Dukcapil berharap sistem ini dapat diadopsi lebih luas untuk digunakan di berbagai direktorat atau unit kerja lainnya di lingkungan Kementerian Dalam Negeri. Beberapa rencana pengembangan lanjutan yang disarankan meliputi: – Penambahan fitur pengingat otomatis melalui email – Integrasi dengan sistem kepegawaian untuk penilaian kinerja – Pembuatan laporan grafik interaktif untuk visualisasi data – Pengembangan aplikasi versi mobile untuk pelaporan lebih fleksibel
Tim mahasiswa juga menyatakan kesiapannya untuk terus mendukung pengembangan sistem ke tahap berikutnya dan memberikan pelatihan teknis jika dibutuhkan.
Proyek kerja praktik mahasiswa Universitas Pamulang ini menjadi bukti nyata bahwa mahasiswa memiliki peran strategis dalam membantu proses transformasi digital di lembaga pemerintahan. Melalui pemahaman kebutuhan pengguna dan penerapan teknologi yang tepat, aplikasi pengawasan kegiatan operasional yang dikembangkan memberikan solusi yang efisien, adaptif, dan berkelanjutan.
Kontribusi ini tidak hanya berdampak pada peningkatan efisiensi instansi, tetapi juga memperkuat kompetensi mahasiswa dalam dunia kerja yang sesungguhnya. Kerja praktik ini membuktikan bahwa kemitraan antara dunia akademik dan birokrasi dapat menghasilkan inovasi yang nyata dan bermanfaat bagi masyarakat luas.