By Mediasembilan.com 
Mahasiswa Universitas Pamulang dari Program Studi Teknik Informatika telah sukses melaksanakan kegiatan Kerja Praktek dengan mengangkat tema “Perancangan Sistem E-Rapor Berbasis Website pada Pondok Pesantren Nurul Qomar Menggunakan Metode Waterfall.” Proyek ini dilakukan oleh Aditya Mulia Utama, Muhammad Huda, dan Shaquille Aflah selama periode Maret hingga Juni 2025.
Pondok Pesantren Nurul Qomar yang berlokasi di Jl. Raya Pengasinan, Kec. Sawangan, Kota Depok, menjadi lokasi pelaksanaan proyek ini. Fokus dari kerja praktek ini adalah merancang sistem e-Rapor berbasis website yang dapat menggantikan metode manual dalam pengelolaan data nilai santri, sekaligus meningkatkan efisiensi dan keakuratan dalam proses administrasi pendidikan.
Selama ini, proses pengolahan nilai santri di pesantren masih dilakukan secara manual dengan menggunakan Excel dan tulisan tangan. Hal ini menimbulkan berbagai permasalahan, seperti keterlambatan penyampaian rapor, kesalahan pencatatan nilai, dan kesulitan dalam pelacakan data. Dengan latar belakang tersebut, tim mahasiswa merancang solusi sistem informasi yang terintegrasi untuk mempermudah guru dan pihak sekolah dalam mengelola nilai santri secara lebih efisien.
Teknologi dan Metodologi yang Digunakan
Pengembangan sistem ini dilakukan dengan menggunakan metode Waterfall, yaitu pendekatan berurutan yang terdiri dari lima tahap: analisis kebutuhan, desain sistem, implementasi, pengujian, dan pemeliharaan. Pada tahap awal, tim melakukan observasi dan wawancara langsung dengan pihak pesantren, seperti guru dan pimpinan, untuk memahami sistem berjalan dan mengidentifikasi kendala utama dalam pengelolaan nilai.
Dari hasil analisis tersebut, dirancanglah sistem berbasis website dengan fitur-fitur utama seperti:
- Input dan pengelolaan nilai santri (tugas, UTS, UAS)
- Cetak rapor otomatis dalam format digital
- Manajemen data santri, guru, kelas, dan mata pelajaran
- Pengaturan tahun pelajaran dan tanggal cetak rapor
- Sistem login untuk admin dan guru
Untuk implementasinya, digunakan teknologi PHP, HTML, CSS, dan MySQL, serta framework Laravel. Sistem ini juga dirancang menggunakan pendekatan UML (Unified Modeling Language) seperti use case diagram, activity diagram, sequence diagram, dan ERD untuk membantu dokumentasi dan pemodelan sistem.
Uji Coba dan Implementasi
Setelah selesai dikembangkan, sistem diuji menggunakan metode white box dan black box untuk memastikan setiap fitur berjalan sesuai harapan dan bebas dari kesalahan. Hasil pengujian menunjukkan bahwa sistem dapat berjalan dengan baik dan sesuai kebutuhan pengguna.
Sistem ini kemudian diimplementasikan di lingkungan Pondok Pesantren Nurul Qomar. Guru dapat mengakses sistem dengan login masing-masing, lalu menginput nilai santri dan mencetak rapor dalam format yang lebih rapi dan terstruktur. Admin memiliki akses penuh untuk mengatur seluruh data dan konfigurasi dalam sistem.
Manfaat yang diharapkan
Dengan diterapkannya sistem E-Rapor berbasis website ini, proses pembuatan rapor yang sebelumnya memakan waktu dan rawan kesalahan kini menjadi lebih cepat, akurat, dan efisien. Pihak guru tidak perlu lagi melakukan rekap nilai secara manual, dan wali santri dapat memperoleh rapor lebih cepat tanpa harus datang langsung ke pesantren.
Bagi mahasiswa, kegiatan ini merupakan pengalaman langsung dalam mengimplementasikan ilmu yang diperoleh di bangku kuliah ke dalam dunia kerja nyata. Mereka terlibat langsung dalam seluruh proses pengembangan sistem, mulai dari analisis kebutuhan hingga tahap implementasi dan evaluasi.
Kerja praktik ini membuktikan bahwa penerapan teknologi informasi di lingkungan pendidikan, khususnya pesantren, dapat menjadi solusi nyata dalam mendukung tata kelola akademik yang lebih baik dan efisien.
Harapan dan Pengembangan Lanjutan
Sistem ini diharapkan dapat terus dikembangkan dengan penambahan fitur seperti notifikasi ke wali santri melalui WhatsApp atau email, serta pengembangan aplikasi versi mobile agar lebih mudah diakses dari berbagai perangkat.
Ke depan, implementasi sistem serupa juga dapat diperluas ke berbagai pesantren atau sekolah yang masih menggunakan sistem manual. Dengan demikian, kontribusi mahasiswa tidak hanya dirasakan oleh instansi tempat kerja praktek, tetapi juga berpotensi memberikan dampak luas bagi dunia pendidikan.