KEGIATAN OBSERVASI PROSES KERJA PT. GEMILANG MARIO JAYA

Tangerang , 10 Maret 2025 – Pada bulan Maret 2025, Mahasiswa Program Studi Teknik Informatika dari Universitas Pamulang, yaitu Muhamad Iksan, Wafa Zabira Revan, dan Darul Huda telah melaksanakan kegiatan observasi kerja praktik di PT. Gemilang Mario Jaya (GMJ Cargo) yang berlokasi di Kebon Kacang, Kota Jakarta Pusat, DKI Jakarta.

PT. GMJ Cargo merupakan perusahaan yang bergerak di bidang jasa ekspedisi dan pengiriman barang dalam dan luar pulau. Perusahaan ini melayani pengiriman dengan sistem perhitungan berat aktual maupun volume, dan memiliki jangkauan pengiriman ke berbagai wilayah di Indonesia.

Tujuan Observasi

Observasi dilakukan untuk memahami secara langsung alur pengelolaan data pengiriman, pencatatan barang, serta proses komunikasi internal dan eksternal yang dilakukan oleh staf GMJ Cargo. Kegiatan observasi dilaksanakan di bawah bimbingan langsung dari Bapak Sony Taher selaku perwakilan perusahaan.

Gambar 1. Mahasiswa bersama Manajer Oprasional di PT. GMJ Cargo.

Proses Kerja yang Diamati

Dalam kegiatan observasi ini, mahasiswa mengamati dan mencatat alur proses kerja manual yang diterapkan oleh GMJ Cargo, antara lain:

1. Pencatatan Data Pengiriman
   Pelanggan melakukan pemesanan jasa pengiriman melalui WhatsApp atau datang langsung ke kantor. Data seperti nama pengirim/penerima, jumlah barang, jenis barang, dan wilayah tujuan dicatat secara manual oleh staf menggunakan buku atau spreadsheet Excel.
2. Perhitungan Biaya Manual
   Estimasi biaya pengiriman dihitung menggunakan kalkulator manual berdasarkan tarif per wilayah dan berat/volume barang. Proses ini memerlukan waktu karena perhitungan dilakukan satu per satu dan memerlukan pemahaman mendalam dari staf.
3. Pembuatan Nomor Resi
   Nomor resi dibuat secara manual dan dituliskan di kertas pengiriman. Tidak ada sistem digital untuk generate nomor resi secara otomatis.
4. Pencatatan Status Barang
   Setelah barang dikirim, status pengiriman hanya diperbarui melalui catatan kertas. Pelanggan yang ingin mengetahui status pengiriman harus menghubungi admin melalui WhatsApp secara langsung.
5. Pembuatan dan Penyimpanan Invoice

Invoice dibuat menggunakan template manual (Word/Excel), kemudian dicetak dan diberikan kepada pelanggan. Tidak ada sistem pelacakan invoice secara digital.

Gambar 2. Mahasiswa mengamati proses pengiriman

Gambar 3. Observasi pencatatan volume barang dan tarif wilayah

Catatan dan Tanggapan

Dari kegiatan observasi ini, ditemukan bahwa GMJ Cargo memiliki proses kerja yang cukup sistematis, namun masih mengandalkan metode manual yang berisiko menimbulkan kesalahan pencatatan, keterlambatan informasi, dan kurang efisien dalam pengelolaan data.

Koordinasi antar staf tetap berjalan lancar, namun penggunaan sistem digital akan memberikan peningkatan signifikan dari sisi efisiensi, akurasi, dan aksesibilitas data.

Gambar 4. Mahasiswa berdiskusi bersama staf GMJ Cargo

Gambar 5. Contoh dokumen pencatatan pengiriman manual

Solusi dan Rencana Implementasi

Sebagai bentuk kontribusi dalam kerja praktik ini, mahasiswa Universitas Pamulang berinisiatif untuk mengembangkan Sistem Informasi Pengiriman dan Pelacakan Barang Berbasis Web untuk GMJ Cargo.

Sistem ini akan mencakup fitur-fitur seperti:

1. Input data pengiriman secara digital
2. Perhitungan biaya otomatis berdasarkan tarif wilayah dan volume
3. Update status barang real-time
4. Pembuatan invoice otomatis
5. Pelacakan barang oleh pelanggan melalui aplikasi
6. Rekap pengiriman

admin dan owner bisa melihat data pengiriman, disediakan juga filter untuk melihat data pengiriman dengan range tanggal

Dengan sistem ini, GMJ Cargo diharapkan dapat meningkatkan efisiensi, transparansi, dan kualitas layanan kepada pelanggan.

Implementasi Sistem Informasi Pengiriman dan Pelacakan Barang Berbasis Web di PT. Gemilang Mario Jaya

Tangerang, 18 Juni 2025 – Dalam rangka pelaksanaan Kerja Praktik Mahasiswa, pada bulan Juni 2025, tiga mahasiswa dari Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang, yaitu Muhamad Iksan, Darul Huda, dan Wafa Zabira Revan, telah berhasil mengimplementasikan sistem informasi berbasis web untuk pengelolaan pengiriman dan pelacakan barang di PT. Gemilang Mario Jaya (GMJ Cargo).

Gambar 8. Tim Mahasiswa bersama Manajer Oprasional di GMJ Cargo

Sebelum implementasi sistem, GMJ Cargo menjalankan operasional pengiriman secara manual menggunakan buku catatan, spreadsheet Excel, kalkulator, serta komunikasi WhatsApp untuk konfirmasi dan status pengiriman. Sistem manual ini berisiko menimbulkan kesalahan input, keterlambatan informasi, serta kesulitan dalam pelacakan status barang secara akurat.

Gambar 9. Mahasiswa mempresentasikan sistem kepada pihak GMJ Cargo

Pengembangan Sistem

Sebagai solusi dari permasalahan tersebut, mahasiswa Universitas Pamulang mengembangkan sebuah Sistem Informasi Pengiriman dan Pelacakan Barang berbasis Website, menggunakan metode Incremental Model. Sistem ini dirancang untuk mendigitalisasi seluruh alur operasional, mulai dari input data pengiriman, perhitungan biaya otomatis, pembaruan status barang, input form penerimaan pelanggan, hingga validasi dan cetak invoice.

Sistem dibangun menggunakan teknologi:

1. Frontend: Next.js + Tailwind CSS
2. Backend: Next.js + Express
3. Database: MySQL
4. Framework: Next.js
5. Tools Tambahan: JWT Authentication, Cloud Upload (Gambar Bukti), PDF Invoice Generator

Fitur Unggulan Sistem

1. Login dan Manajemen Role (Owner, Admin, Operator, Pelanggan)
2. Input dan Rekap Pengiriman
3. Status Barang Real-time
4. Input Form Penerimaan Barang oleh Pelanggan
5. Validasi Form oleh Admin
6. Manajemen Wilayah dan Tarif Volume Vendor
7. Export Data dan Cetak Invoice
8. Dashboard Analitik (Owner)

Proses Implementasi dan Uji Coba

Implementasi dimulai dengan pelatihan penggunaan sistem kepada karyawan, disusul dengan uji coba sistem secara langsung. Dalam sesi ini, tim mahasiswa mendemonstrasikan proses input pengiriman, update status, serta pengisian form penerimaan barang.

Hasil Black Box Testing menunjukkan bahwa semua fitur berjalan sesuai kebutuhan dan mampu menangani alur kerja yang sebelumnya dilakukan secara manual.

Pihak GMJ Cargo, yang diwakili oleh Bapak Sony Taher sebagai Manajer Oprasional, menyampaikan apresiasi terhadap solusi yang dikembangkan. Beliau juga memberikan masukan untuk pengembangan lebih lanjut seperti fitur tracking untuk pelanggan tanpa login dan dashboard ringkasan pengiriman harian.

Manfaat Sistem

Dengan penerapan sistem ini, GMJ Cargo kini dapat:

1. Meningkatkan akurasi dan efisiensi pencatatan pengiriman
2. Mempermudah pelacakan status barang oleh pelanggan tanpa perlu menghubungi admin
3. Mendukung pencatatan digital dan integrasi laporan
4. Meningkatkan kecepatan pelayanan dan transparansi proses kerja

Gambar 10. Diskusi mahasiswa dengan pihak manajemen GMJ Cargo

Sistem informasi pengiriman dan pelacakan barang berbasis web ini telah berhasil diimplementasikan dan siap digunakan untuk mendukung operasional harian GMJ Cargo. Sistem ini menjadi langkah awal transformasi digital perusahaan dalam meningkatkan pelayanan, efisiensi kerja, dan profesionalitas di bidang jasa pengiriman.