By Mediasembilan.com 
Tangerang Selatan – Sebuah terobosan signifikan dalam pengelolaan sumber daya manusia telah berhasil diimplementasikan di PT. Aranesia Kreasi Kreatif Indonesia. Tiga mahasiswa berbakat dari Program Studi Teknik Informatika, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Pamulang, yaitu A. Sarfi Hamidi (NIM: 221011402453), Abdul Rochman (NIM: 221011400719), dan Aldi Andriansyah (NIM: 221011403060), telah sukses merancang dan mengimplementasikan sebuah sistem absensi berbasis aplikasi menggunakan metode Waterfall. Proyek ini tidak hanya menjadi bagian dari Laporan Kerja Praktik mereka, namun juga membawa dampak positif yang besar terhadap efisiensi dan akurasi pencatatan kehadiran karyawan di perusahaan tersebut.
Sistem absensi merupakan tulang punggung operasional setiap perusahaan. Keakuratan data kehadiran tidak hanya krusial untuk perhitungan gaji dan tunjangan, tetapi juga untuk evaluasi kinerja, perencanaan sumber daya, hingga kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan. Namun, banyak perusahaan, terutama yang masih mengandalkan metode manual atau semi-otomatis, kerap menghadapi berbagai kendala. Masalah seperti manipulasi data, human error dalam pencatatan, proses rekapitulasi yang memakan waktu dan rentan kesalahan, hingga kesulitan dalam pemantauan kehadiran secara real-time, menjadi momok yang menghambat produktivitas.
PT. Aranesia Kreasi Kreatif Indonesia, sebagai entitas yang terus berkembang di era digital, menyadari urgensi untuk meningkatkan sistem absensi mereka. Kebutuhan akan sistem yang lebih modern, efisien, dan akurat menjadi latar belakang utama di balik proyek ambisius ini. Dengan adanya sistem absensi berbasis aplikasi, diharapkan semua permasalahan klasik tersebut dapat diatasi, membuka jalan bagi manajemen waktu yang lebih baik dan pengelolaan karyawan yang lebih optimal.
Pembangunan sistem absensi ini mengadopsi metode Waterfall, sebuah pendekatan pengembangan perangkat lunak yang sistematis dan linear. Metode ini dikenal dengan fase-fase yang berurutan, mulai dari analisis kebutuhan hingga pemeliharaan. Penerapan metode Waterfall memastikan bahwa setiap tahap pengembangan dilakukan secara menyeluruh dan terdokumentasi dengan baik, meminimalkan risiko kesalahan di kemudian hari.
Tahap awal, yaitu analisis kebutuhan, melibatkan identifikasi secara cermat fitur-fitur apa saja yang diperlukan oleh PT. Aranesia Kreasi Kreatif Indonesia. Diskusi intensif dengan pihak manajemen dan karyawan menjadi kunci untuk memahami alur kerja absensi yang ada dan mengidentifikasi pain points yang harus diselesaikan. Hasil dari tahap ini kemudian diterjemahkan ke dalam spesifikasi desain sistem.
Fase desain melibatkan perancangan arsitektur sistem, antarmuka pengguna (user interface), basis data, hingga alur proses bisnis. Mahasiswa bekerja keras untuk menciptakan desain yang intuitif, mudah digunakan, dan dapat diintegrasikan dengan infrastruktur teknologi informasi perusahaan. Setelah desain final disetujui, tahap implementasi dimulai. Di sinilah kode program ditulis, komponen-komponen sistem dikembangkan, dan aplikasi absensi mulai mengambil bentuk nyata.
Tidak berhenti sampai di situ, tahap pengujian menjadi krusial untuk memastikan bahwa sistem berfungsi sebagaimana mestinya. Berbagai skenario pengujian dilakukan, mulai dari pengujian unit (unit testing) untuk setiap modul, pengujian integrasi (integration testing) untuk memastikan modul-modul bekerja bersama dengan harmonis, hingga pengujian sistem (system testing) yang melibatkan simulasi penggunaan sistem dalam kondisi nyata. Tahap pemeliharaan, meskipun akan dilakukan setelah sistem diserahkan sepenuhnya, juga telah direncanakan untuk memastikan keberlanjutan dan adaptasi sistem terhadap kebutuhan di masa depan. Pendekatan Waterfall ini, dengan langkah-langkahnya yang terdefinisi dengan jelas, memberikan kerangka kerja yang kokoh bagi pembangunan sistem yang kompleks ini.
Aplikasi dalam Genggaman: Fitur Unggulan dan Kemudahan Penggunaan
Sistem absensi berbasis aplikasi yang dirancang oleh ketiga mahasiswa ini menawarkan sejumlah fitur unggulan yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan spesifik PT. Aranesia Kreasi Kreatif Indonesia. Meskipun laporan tidak secara eksplisit merinci platform yang digunakan untuk aplikasi (misalnya, Android, iOS, atau web), penggunaan istilah “aplikasi” menyiratkan kemudahan aksesibilitas melalui perangkat yang sering digunakan karyawan.
Salah satu fitur inti tentu saja adalah pencatatan kehadiran yang akurat dan real-time. Karyawan dapat dengan mudah melakukan absensi melalui aplikasi, yang kemungkinan besar dilengkapi dengan validasi lokasi atau bahkan pengenalan wajah/sidik jari untuk mencegah manipulasi. Data absensi yang tercatat langsung tersimpan dalam basis data terpusat, meminimalkan human error dan mempercepat proses rekapitulasi.
Selain pencatatan kehadiran, aplikasi ini juga kemungkinan besar dilengkapi dengan fitur-fitur seperti melihat riwayat absensi pribadi, mengajukan izin atau cuti secara digital, hingga menerima notifikasi terkait jadwal atau pengumuman penting dari manajemen. Bagi pihak manajemen, aplikasi ini akan menyediakan dasbor yang komprehensif untuk memantau kehadiran karyawan secara keseluruhan, menghasilkan laporan absensi, dan menganalisis pola kehadiran untuk pengambilan keputusan yang lebih baik. Kemudahan penggunaan menjadi prioritas utama dalam perancangan antarmuka, memastikan bahwa karyawan dari berbagai latar belakang teknis dapat berinteraksi dengan sistem tanpa kesulitan berarti. Ini berarti mengurangi waktu yang dihabiskan untuk pelatihan dan meningkatkan tingkat adopsi sistem secara keseluruhan.
Implementasi sistem absensi berbasis aplikasi ini membawa serangkaian dampak positif yang signifikan bagi PT. Aranesia Kreasi Kreatif Indonesia. Pertama dan yang paling utama adalah peningkatan efisiensi. Proses absensi yang sebelumnya mungkin memakan waktu dan melibatkan banyak dokumen fisik kini dapat diselesaikan dalam hitungan detik melalui perangkat digital. Hal ini membebaskan waktu staf administrasi untuk fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis, daripada terjebak dalam rekapitulasi data manual yang repetitif.
Kedua, akurasi data absensi meningkat secara drastis. Dengan sistem otomatis, risiko kesalahan input atau manipulasi data menjadi sangat minim. Setiap absensi tercatat dengan timestamp yang tepat, memberikan gambaran yang jelas dan tidak bias mengenai kehadiran karyawan. Akurasi ini sangat penting untuk perhitungan gaji yang adil dan transparan, serta untuk pelaporan kepatuhan.
Ketiga, transparansi dalam pengelolaan absensi juga menjadi lebih baik. Karyawan dapat mengakses riwayat absensi mereka sendiri, mengetahui status izin atau cuti yang diajukan, dan memiliki visibilitas penuh atas catatan kehadiran mereka. Ini menumbuhkan rasa percaya dan akuntabilitas di antara karyawan. Bagi manajemen, transparansi ini memungkinkan mereka untuk melakukan pemantauan yang lebih efektif dan mengambil keputusan berdasarkan data yang solid.
Selain itu, sistem ini juga berpotensi mengurangi penggunaan kertas secara signifikan, sejalan dengan inisiatif keberlanjutan. Seluruh proses pencatatan dan pelaporan absensi dapat dilakukan secara digital, mengurangi jejak karbon perusahaan dan berkontribusi pada lingkungan kerja yang lebih ramah lingkungan. Dampak kumulatif dari semua aspek ini adalah peningkatan produktivitas secara keseluruhan dan lingkungan kerja yang lebih terstruktur dan modern.
Kolaborasi Akademik-Industri: Manfaat Saling Menguntungkan
Proyek ini adalah contoh nyata keberhasilan kolaborasi antara dunia akademik dan industri. Bagi mahasiswa Universitas Pamulang, kerja praktik ini bukan sekadar pemenuhan mata kuliah, melainkan kesempatan emas untuk menerapkan teori yang dipelajari di bangku kuliah ke dalam masalah dunia nyata. Mereka mendapatkan pengalaman berharga dalam seluruh siklus pengembangan perangkat lunak, mulai dari analisis, desain, implementasi, hingga pengujian. Tantangan yang mereka hadapi selama proyek ini mengasah kemampuan pemecahan masalah, kerja tim, dan komunikasi. Pengalaman ini akan menjadi bekal yang sangat berharga ketika mereka memasuki dunia kerja profesional.
Di sisi lain, PT. Aranesia Kreasi Kreatif Indonesia mendapatkan solusi inovatif yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka tanpa harus menginvestasikan sumber daya internal yang besar untuk pengembangan dari nol. Perusahaan mendapatkan akses ke talenta muda yang segar dengan ide-ide inovatif, serta sistem yang berpotensi meningkatkan efisiensi operasional mereka secara signifikan. Hubungan simbiosis mutualisme ini menggarisbawahi pentingnya jembatan antara pendidikan tinggi dan sektor industri untuk mendorong inovasi dan pengembangan kapasitas.
Menyongsong Masa Depan Digital: Sebuah Langkah Maju
Perancangan sistem absensi berbasis aplikasi ini merupakan sebuah langkah progresif bagi PT. Aranesia Kreasi Kreatif Indonesia dalam menyongsong era digital. Di tengah pesatnya perkembangan teknologi, adopsi solusi digital menjadi kunci untuk tetap kompetitif dan adaptif terhadap perubahan pasar. Sistem ini bukan hanya sekadar alat pencatat kehadiran, melainkan investasi strategis dalam efisiensi operasional dan manajemen sumber daya manusia yang lebih baik.
Dengan fondasi yang kuat yang dibangun oleh para mahasiswa, PT. Aranesia Kreasi Kreatif Indonesia kini memiliki infrastruktur yang lebih modern untuk mengelola kehadiran karyawan. Ke depannya, sistem ini berpotensi untuk dikembangkan lebih lanjut, misalnya dengan integrasi modul cuti dan izin yang lebih kompleks, fitur pelaporan yang lebih mendalam, atau bahkan integrasi dengan sistem penggajian. Peningkatan berkelanjutan ini akan semakin memperkuat posisi perusahaan dalam menghadapi tantangan bisnis yang semakin dinamis. Proyek ini membuktikan bahwa dengan inovasi dan kolaborasi, perusahaan dapat mencapai efisiensi yang lebih tinggi dan membuka peluang baru untuk pertumbuhan. Kisah sukses ini menjadi inspirasi bagi perusahaan lain untuk merangkul teknologi demi masa depan yang lebih produktif dan terorganisir.